Si estás leyendo esto es que has decidido tomar el camino correcto para mejorar el ambiente en tu organización.
Si en cambio has llegado aquí por error te recomendamos que leas este artículo donde explicamos cómo influye el reconocimiento en la productividad de los empleados.
A continuación te mostramos cómo hacerlo mediante una detallada guía. Si prefieres puedes hacer click sobre el enlace y ver un video demostrativo donde se explica todo el proceso de forma más rápida y resumida.
Empezamos:
Para que tus empleados puedan usar el módulo de reconocimiento seguiremos los siguientes pasos:
Activar el módulo de reconocimiento desde el dashboard
Configurar los permisos que mejor se adapten a tu organización
Crear los valores que quieras que sean reconocidos por empleados y managers
Cargar los nombres de los empleados, para que aparezcan en la lista de "personas a reconocer" en la app.
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1. Activación del módulo de reconocimiento
Para activar el módulo de reconocimiento nos dirigimos al menú “Configuración” (que está situado en la barra lateral y luego hacemos click sobre la pestaña de “Reconocimiento”
Veremos que el módulo de reconocimiento está deshabilitado. Simplemente haz click sobre el botón “OFF” y verás cómo automáticamente el módulo de reconocimiento se activa cambiando el estado del botón a “ON”.
No olvides guardar los cambios presionando sobre el botón “GUARDAR” (4).
Tip: Al activar el módulo de reconocimiento los permisos se configuran de forma automática. Te recomendamos modificar los permisos que más se adapten a la configuración de tu organización antes de guardar los cambios. (Paso 2)
2. Configuración de los permisos
Los permisos del módulo de reconocimiento nos ayudan a definir “Quién” puede otorgar reconocimientos y “Cómo” van a presentarse dichos reconocimientos en el Timeline de Happyforce.
Es muy sencillo, te lo explicamos a continuación
La “Firma” (1) hace referencia exclusiva a los Managers. Los empleados NUNCA podrán firmar los reconocimientos, de esta forma garantizamos su anonimato. En su lugar, se muestra el departamento al que pertenecen.
Anónimo: Tanto para managers como para empleados se muestra el departamento como firma.
Los managers pueden firmar sus comentarios: Se da la opción de firmar o no el reconocimiento SOLO a lo managers. En el caso de que se firme, se muestra el nombre y la fotografía del manager (si la hubiera). Para los empleados SIEMPRE se muestra el departamento como firma
Los comentarios de los managers, no serán anónimos: Los reconocimientos vienen SIEMPRE firmados en el caso de los managers. Se muestra el nombre y la fotografía del manager (si la hubiera). Para los empleados SIEMPRE se muestra el departamento como firma.
“Quién puede reconocer”(2) como su nombre indica, nos permite decidir qué personas en la organización pueden o no otorgar reconocimientos a sus compañeros
En este caso las opciones son muy claras:
Managers y empleados pueden reconocer
Solo los managers pueden reconocer
Recuerda: No olvides guardar los cambios presionando sobre el botón “GUARDAR” (3) o perderás la configuración de tus permisos.
3. Crear valores que representen tu organización
En Happyforce creemos firmemente en el poder del reconocimiento por eso todas las cuentas cuentan por defecto con estos 5 valores: Compañerismo, Compromiso, Confianza, Pasión y Positivismo.
Pero si tu organización ya tiene implantada una Cultura del Reconocimiento, puedes archivar estos valores y cargar los Valores que compartáis cada día, tal y como se explica en el video del artículo de arriba.
Es importante que definas una serie de valores que representen a tu organización. De esta manera los empleados y managers podrán elegir de entre esa lista el valor que mejor se adecúe a la situación en concreto.
Para crear un nuevo valor de empresa hacemos click sobre el botón “Nuevo” (1)
Nos aparecerá una nueva ventana. Completa los campos de nombre (2) y descripción (3) y presiona el botón “Añadir” (4) para agregar el valor a tu lista de valores.
Tip: La descripción del valor es muy importante. Ayuda a managers y empleados a seleccionar el valor correcto y evitar cualquier tipo de confusión a la hora de otorgar reconocimientos.
Por defecto los nuevos valores se activarán automáticamente. Si deseas “Archivar” un valor pulsa sobre el botón de “Edición” (5).
Marca la casilla de “Sí, quiero archivar este valor” (6) y presiona sobre el botón de “Actualizar” (7)
El valor aparecerá con el estado “Archivar” en tu listado de valores y por lo tanto no aparecerá en la aplicación.
Ahora que ya sabes como crear valores, tómate tu tiempo en investigar qué valores se adaptan mejor a la filosofía de tu organización.
4. Cargar los nombres de los empleados.
Por último, los nombres de los empleados deben de estar cargados en Happyforce.
Esto es especialmente relevante cuando el modulo de reconocimiento este activo, ya que solo los empleados cuyo nombre este cargado en el sistema podrán ser reconocidos.
Si aún no has cargado los nombres o falta el nombre de algún usuario, en la parte alta de la pantalla aparecerá el siguiente mensaje:
🙈 algunos empleados no tienen su nombre definido, con lo que no podrán recibir reconocimientos 🥺 (y muchos seguro que lo merecen).
Para cargar sus nombres desde el menú “Configuración” accede a la sección "Personas".
Existen dos formas de gestionar el nombre de los empleados. Elige la que mejor se adapte a tus necesidades:
Añadir / Modificar el nombre de un empleado de forma individual:
En el listado de empleados, simplemente haz click en "Click para definir nombre" del empleado al que quieras añadir o cambiar el nombre:
2. Añadir / Modificar el nombre de varios empleados a través del fichero de gestión de empleados
Si necesitas cargar los nombres de todos los usuarios, pulsa el botón "importar usuarios de un fichero" que encontrarás en la parte alta de la pantalla del menú “Configuración” en la sección "Personas".
A continuación elige la opción "Quiero actualizar el perfil de algunos usuarios",
descarga la plantilla, añade o modifica los nombres que quieras actualizar:
y súbela a Happyforce.
Una vez subido el fichero, revisa que todo es correcto y presiona sobre el botón:
¡El módulo de reconocimiento ya está listo! 🎖
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